แนะนำซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันหลายๆฝ่าย สามารถเห็นชิ้นงานร่วมกัน เห็น deadline สื่อสาร คอมเม้น ตัดสินใจ และปิดงานได้เร็วขึ้น!

ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันหลายๆฝ่าย สามารถเห็นชิ้นงานร่วมกัน เห็น deadline สื่อสาร คอมเม้น ตัดสินใจ และปิดงานได้เร็วขึ้น

    แน่นอนว่าทุกวันนี้ หลายๆคนคงมีปัญหาว่าจะจัดการกับโปรเจคในมือยังไง มีหลายงานย่อย มีหลายคนที่เกี่ยวข้องจากทีมต่างๆ ทั้งคนใน ทั้งคนนอก ไม่รู้ว่าจะอัพเดททุกคนเกี่ยวกับทุกความเคลื่อนไหวของโปรเจคได้อย่างไร ทั้งมีชิ้นงานที่ต้องแนบไปให้ดู บางครั้งก็ไซส์ใหญ่เกิน attach ใส่เมลก็ยาก จะแยกไปทำลิงค์ดาวน์โหลดก็วุ่นวาย เดี๋ยวก็ลืมอีเมลคนนั้นคนนี้ ไม่ได้รับข้อมูลทั่วถึงกันเป็นปัญหา บางครั้งก็ส่งกันมาทีละไฟล์ สองไฟล์ ไม่รู้จะเอาพวกนี้ไปเก็บไว้ที่ไหน ก็เลยกองไว้ที่อีเมล ถึงเวลาก็ต้องมานั่งกรองกันตามชื่อ กว่าจะหาทุกไฟล์สำหรับ

โปรเจคหนึ่งๆเจอครบก็เป็นครึ่งชั่วโมง บวกเพิ่มด้วยความรำคาญใจ หรือใช้เฟสบุคแชท หรือไลน์กันบ้างเพื่อคุยงาน ซึ่งสะดวกในการสื่อสารและตัดสินใจ แต่ข้อมูลพวกนี้ไม่ได้ถูกเก็บตามโปรเจค ทำให้ต้อง scroll ขึ้นลงเพื่อหาเนื้อหาที่เกี่ยวกับงานนั้นจริงๆ ซึ่งใช้เวลา

ด้วยปัญหาเหล่านี้ ทุกคนก็คงจะเคยคิดจะลองหาเครื่องมือช่วยบริหารจัดการโปรเจคกันอย่างแน่นอน และคำตอบก็มีอยู่อย่างมากมาย เพิ่งค้นหาคำว่า Project Management Software ก็จะมีลิสขึ้นมาให้ลองเข้าไปทดลองเล่นกันได้เลยvพวกนี้จะเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ง่าย บางครั้งก็ใช้ฟรีออนไลน์ได้เรื่อยๆ หากไม่ต้องการฟีเจอร์ที่ซับซ้อนอะไร จะเป็นการใช้ผ่าน browser เก็บข้อมูลบน cloud เป็น web-based application หวังว่าจะจำกันได้กับคำศัพท์เหล่านี้ที่เราย้ำกันมาหลายๆ ครั้งก่อนหน้านี้

 

มาพูดถึงฟีเจอร์หลักๆกันบ้าง

 

  1. การจัดตารางเวลา หรือ scheduling

คือการวางว่าโปรเจคนี้มี task เล็กๆอะไรบ้าง จะเริ่มเมื่อไหร่ เสร็จเมื่อไหร่ แล้วใครเป็นคนทำบ้าง จะให้มีการAlert เมื่อเลยเวลา deadline มี dashboard เพื่อดูว่างานที่ต้องทำมีกี่อย่าง อยู่ในโปรเจคอะไรบ้าง หรืองานที่เลยเวลาเสร็จไปแล้วมีอะไรบ้าง เป็นต้น บ้างก็จะมีเป็น Gantt Chart หรือการบล็อกวันที่เป็นแถบเพื่อให้เห็นระยะเวลาในการดำเนินงานอย่างเข้าใจง่ายก็เหมือนกับ Calendar หรือการใช้ปฏิทินเพื่อลงกิจกรรมในมือถือของเรานั่นเอง Application หลายๆตัวก็สามารถลิงค์ได้กับปฏิทินในมือถือ ในอีเมลเช่นกับ Google Calendar ก็มี

  1. แสดงข้อมูลให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโปรเจคนั้นๆ เช่น ใครต้องทำอะไร เกี่ยวข้องกับเคสลูกค้ารายไหน workload อัพเดทการทำงานของโปรเจค มีรายงานให้เห็นลิสของงานในโปรเจคหนึ่งๆ ได้
  2. เครื่องมือในการร่วมมือกันทำงานสำคัญที่สุดคือการที่ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้ในขณะเดียวกัน และอัพเดทสถานะการทำงานให้กันและกันได้ตลอดเวลา อย่าง real-time โดยทำได้เพราะส่วนใหญ่จะมี application ในมือถือด้วย
  1. จัดการเอกสารและไฟล์ต่างๆไม่ต้องมานั่งกรองหรือ search หาข้อมูลของโปรเจคใดโปรเจคหนึ่งที่กระจัดกระจายอีกต่อไป เพราะทุกอย่างจะ

ถูกอัพโหลดเข้ามาเก็บไว้ใต้โปรเจคนั้นๆ สะดวกต่อการเรียกดูทันที

  1. สามารถทำงานได้ตามเวลาที่กำหนดเพราะมีระบบเตือน และ dashboard ทำให้ทุกคนสามารถเตือนตัวเอง ไม่หลงลืมแม้งานเล็กๆที่ต้องทำ จัดความสำคัญของการทำงานได้ง่ายขึ้นอย่างเดียวที่ทุกคนต้องยอมทำคือ ต้อง log-in เข้ามาเช็คงาน และอัพเดทงานให้บ่อยจนติดเป็นนิสัย เพราะถ้าทำได้ เหมือนอย่างที่ทุกคนทำอยู่กับการเช็คอีเมล เฟสบุค และไลน์ในปัจจุบันแล้ว การทำงานให้จบโปรเจคตาม deadline จะเป็นเรื่องที่ไม่อยากอีกต่อไป

 

ตัวอย่างของ application ที่ต้องลองใช้

  1. Google Drive

สำหรับมือใหม่ทุกคนอยากได้ลองสิ่งที่ง่ายที่สุดก่อนคือ Google Drive ซึ่งก็คือการยกห้องเก็บของในคอมของแต่ละคน หรือ server กลางของบริษัทไปไว้บน cloud ของ Google เก็บทุกอย่างไว้บนนั้น ร่วมกัน ตั้ง Drive มา

ซักอันโดยใช้เมลกลางของฝ่ายก็ได้ ให้มีคนหนึ่งเป็น admin สร้างโครงสร้างทุกอย่างขึ้นมา มันจะเหมือนกับการจัดการแฟ้มในคอมของเรา คนๆนี้จะเข้าไปสร้างแฟ้มของแต่ละโปรเจคขึ้นมา ในนั้นก็แบ่งแฟ้มตามใจชอบ หลังจากนั้น ก็ทำการ เชิญ เพื่อนๆ ให้เข้ามาที่ Drive เดียวกันนี้ ทุกคนจะสามารถเห็นเอกสารทุกอย่างในนี้ได้แต่จะสามารถแก้ไขได้หรือเปล่านั้นขึ้นอยู่กับคนตั้งว่าจะให้มีสิทธิ์หรือไม่

Google Drive เป็นเพียงห้องใหญ่ๆ แต่ Google มีอะไรมากกว่านั้น ได้แก่ Google Doc ซึ่งก็เหมือน Microsoft Word ออนไลน์ Google Sheet ซึ่งก็คือ Excel ออนไลน์ Google Slides ซึ่งก็คือ PowerPoint ออนไลน์

ทุกประเภทของไฟล์นั้นไม่ว่าจะเป็น Google Doc, Sheet หรือ Slides จะถูกเก็บใน Google Drive เราสามารถจะแชร์เป็นชิ้นๆ ไปก็ได้ ขอแค่คนๆนั้นมีอีเมลก็จะสามารถเปิดดูได้เลย ทางที่ดีน่าจะเป็น gmail จะไม่เกิดความสับสนเลยเวลาเข้ามาใช้

ข้อที่ดี ของมันก็คือ ทุกๆคนสามารถลงมือทำงานบนไฟล์เดียวกันได้ในขณะเดียวกัน สมมติว่าเปิด Google Sheet หรือ Excel ออนไลน์ของเราขึ้นมา เราอาจจะกำลังพิมพ์ข้อมูลในช่องหนึ่งอยู่ ในขณะที่อีกคนก็พิมพ์อีกช่องได้ หากแต่ว่า คนนั้นไม่สามารถทำงานในช่องที่เรากำลังทำงานอยู่ได้ เขาจะเห็นช่องนั้นกลายเป็นสีเทา และกดไม่ได้เวลาที่มีไฟล์ใหญ่ๆ ต้องแชร์ให้เพื่อนร่วมทีม หรือลูกค้าก็ไม่ต้องปวดหัวกับการส่งเมล ส่งแค่ลิงค์ให้ก็พอ

 

  1. Trello

จากประสบการณ์ในการพูดคุยกับเพื่อนๆ และที่ใช้อยู่ หากใครต้องการอิสระสุดขีดในการใช้งานแอพพลิเคชั่นไม่ต้องต้องมานั่งสร้าง field, column นี่นั่นมากมาย Trello เป็นตัวที่ตอบโจทย์ได้มากตัวหนึ่ง เล่นได้ทั้งบนเว็บและบนมือถือ แสดงผลเหมือนกัน เห็นทุกอย่างเหมือนกัน ทำงานได้ง่าย ไม่ต้องเรียนรู้เยอะ อาจจะงงเมื่อเข้ามา เริ่มใช้งาน แต่พอเริ่มชิน ก็เริ่มใช้งานเป็นเร็ว คอนเซ็ปของ Trello คือการสร้างงานได้หลายระดับ หลาย layer ซึ่งจะแล้วแต่ความคิดของคนใช้ วิธีทำก็คือสร้างบอร์ดหรือกระดานขึ้นมา ตั้งเป็นโปรเจคใหญ่แล้วแต่เรา

ต้องการ ภายในนั้น ก็มี Board ที่เล็กลงมา เหมาะสำหรับงานใหญ่ที่อยู่ใต้โปรเจคอีกที และในนั้นก็สามารถสร้าง Card หรือการ์ด ซึ่งควรจะเป็นงานย่อยๆ ได้มากเท่าที่ต้องการ Card พวกนี้สามารถถูกย้ายได้ระหว่างงานใหญ่ๆ หรือจะย้ายข้าม Board คือข้ามโปรเจคก็ได้สามารถเพิ่มสมาชิกที่เกี่ยวข้องได้ และทุกคนที่จะคอมเม้นและอยากให้เพื่อนเหล่านั้นทราบ ก็เพียงแค่ Tag เพื่อนเหมือนใน Facebook โดยการใส่ @ ไปข้างหน้า นอกจากนี้ยังสามารถใส่ deadline attach รูปและเอกสาร ไฟล์แนบต่างๆ ได้อย่างอิสระ ทุกๆการเคลื่อนไหว หรืออัพเดทจะถูกอีเมลส่งให้สมาชิกที่เกี่ยวข้องในโปรเจคนั้นทุกคน สะดวกสบายมากจริงๆ ทำให้ตามงานได้ทุกโปรเจคไม่ตกหล่น

 

  1. Wrike

อันนี้เป็น application ที่ดังมากที่สุดตัวหนึ่งสำหรับการจัดการโปรเจค มี interface ที่สวยงาม พร้อม features ที่แสดงให้เห็นว่า Wrike เข้าใจกรณีต่างๆในการทำงานโปรเจคมากจริงๆ พร้อมทั้งวิธีสอนการใช้งาน และทีม support ที่จะช่วยเหลือคุณได้ ที่ชอบที่สุดคือมุมมองในการดูงานในโปรเจคทั้งหมด สามารถดูเป็นลิสงาน (คล้ายๆของ trello) หรือดูเป็น timeline แบบ Gantt Chart ซึ่งสามารถ export ออกมาเป็นภาพ หรือเป็น excel ได้อีกด้วย! ทำได้อย่างสวยงาม ไม่ผิดเพี้ยนจากที่เห็นได้จอ และยังมี feeds ที่ดูอัพเดทตามช่วงเวลาได้

 

โดย คุณจิดาภา ประยูรรัตน์
ออกอากาศวันที่ 28/6/2016 ในรายการ Software Sharing ทางวิทยุคลื่นความคิด 96.5 FM 
Copyright by Double Pine Co., Ltd

Related Post
X
X