มาปูพื้นฐานความเข้าใจ Flow เอกสารบัญชีที่จะต้องมีการปรับเพิ่มความสามารถ เพื่อนำประสิทธิภาพด้าน Electronics IT มาทำให้การค้า การส่งภาษีมีความรวดเร็วขึ้น!

วันนี้เราจะเริ่มด้วยการต้องปูพื้นฐานความเข้าใจ Flow เอกสารบัญชีที่จะต้องมีการปรับเพิ่มความสามารถ เพื่อนำประสิทธิภาพด้าน Electronics IT มาทำให้การค้า การส่งภาษีมีความรวดเร็ว ลดขั้นตอน ลดต้นทุน ลดเวลาคนทำงาน  เพื่อให้ทุกส่วนงาน ได้เห็นภาพตามไปด้วย

เริ่มด้วยเวลาที่เราจะสั่งของใคร เมื่อเราตกลงกันแล้ว สิ่งที่ผู้ขายต้องการคือเอกสารยืนยันการสั่งซื้อ เรียกว่า PO (Purchase order) ซึ่งปัจจุบัน เราเลิก fax แผ่นกระดาษไปให้กันแล้ว เราส่ง file pdf. ไปให้ทาง e-mail เลย

ต่อมาเมื่อมีการส่งสินค้า  ยังมีกระดาษแนบมาพร้อมการส่งของอยู่ จะเรียกว่าใบส่งของ หรือ DO (Delivery Order) เพื่อให้ผู้รับเห็นรายการที่ตัวเองได้สั่งไป  ใช้ในการตรวจสอบความครบถ้วนถูกต้องกัน  ซึ่งหลายแห่งได้เปลี่ยนเป็น iPad ให้ทั้งผู้ส่งและผู้รับใช้ดูร่วมกัน  เมื่อการส่งเรียบร้อย ก็มีที่ให้ใส่ชื่อลงไปใน iPad นั้นเลย  เพื่อที่มันจะได้ส่งข้อมูลกลับไปที่บริษัทว่า การส่งได้จบเรียบร้อยแล้ว ซึ่งเรื่องนี้ ทางกรมสรรพากร ไม่ได้เข้ามากำหนดอะไรด้วยหรอก

แต่ขั้นตอนต่อไปนี้ ที่กรมฯ ต่อยอดให้สะดวกด้วยกันทุกฝ่ายมากขึ้น คือ ขั้นตอนการออกใบกำกับภาษี ที่ต้องออกให้แก่ผู้ซื้อพร้อมการขาย เมื่อส่งของแล้วก็ต้องแจ้งหนี้วางบิลเพื่อเก็บเงิน ใบกำกับภาษีอาจถูกส่งมาในขั้นตอนนี้ก็ได้เพื่อให้เอกสารสำคัญนี้ไม่หายไม่ถูกขีดเขียน ดังนั้นผู้ขายจะออกใบกำกับภาษีเป็นเอกสารกระดาษมาให้แก่ผู้ซื้อเหมือนเดิมก็ได้ แต่สิ่งที่จะเปลี่ยนแปลงต่อไปในอนาคตอันใกล้ คือ คำว่า “e-tax invoice” คือในส่วนของกรมฯ ต้องการรับทราบการออกใบกำกับภาษีให้กันนี้อย่างเร็วที่สุด จึงกำหนดให้ผู้มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่งข้อมูลไปให้แก่กรมฯ ตามช่องทาง วิธีการที่จะกำหนดออกมาให้อย่างชัดเจนต่อไปในปีหน้าด้วย  จะมีหลายวิธีขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจ ปริมาณข้อมูลที่ส่งในแต่ละครั้ง   จะต้องส่งข้อมูลนั้นเมื่อไรบ้าง  ต้องติดตามกฎหมายกันต่อไป จะมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกับทางผู้ขาย  และผู้ซื้อ ทีละระดับธุรกิจ เริ่มตั้งแต่ปี 2561 ไปจนถึงปี 2565

ผู้ขาย หรือผู้จัดทำ  นอกจากการออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นกระดาษ เพื่อส่งมอบแก่ผู้ซื้อเหมือนแบบเดิมแล้ว  ท่านจะสามารถจัดส่งเอกสารสำคัญไปให้ลูกค้าทาง e-mail โดยตรง ก่อนที่ของจะถึงมือได้ด้วยซ้ำ ไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารเลยก็ได้  พร้อมๆ กับ file ที่ส่งไปนั้น   เพื่อเป็นการยืนยันต่อกันว่าเป็นข้อมูลจริง แต่จะต้องมี file ที่เป็น Digital Signature แนบไปด้วย เพื่อแสดงตนว่าผู้ส่งเป็นใคร และข้อมูลนั้นไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงระหว่างทาง  จะใช้ในการพิสูจน์ความถูกต้องของเอกสารตามกฎหมาย ว่าเป็นของแท้ด้วย  ซึ่งแปลว่า ท่านผู้ประกอบการต้องมาศึกษาเข้าใจในเรื่อง Digital Signature ด้วย ซึ่งบอกเลยว่าไม่ยุ่งยาก

 

แล้วเอกสารประเภทอื่นๆ   จะบังคับด้วยไหม  เช่น ใบแจ้งหนี้  การรับจ่ายเงินมัดจำ  เงินประกันล่วงหน้าต่างๆ ?

คำถามนี้เป็นการแสดงความตื่นตัว และเริ่มมองเห็น เนื้องานจริงที่เกิดขึ้นในการทำธุรกิจเรา  ณ ตอนนี้ ดิฉันเข้าใจว่า ขั้นตอนใดก็ตามที่ต้องออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม จะรวมเป็นกรณีเดียวกันหมด  แต่อย่างใบแจ้งหนี้  ใบวางบิล ไม่ได้มีความสำคัญกับกรมฯ ในเรื่องภาษี จึงไม่เกี่ยว  ส่วนเงินมัดจำล่วงหน้านั้น ตามมาตรา 78/1(1) และ มาตรา 79 เขียนว่า vat คำนวณจากยอดเงินที่ได้รับ  หากต่อมามีการคืนเงินกัน  ก็ออกใบลดหนี้ ขอคืนภาษีกันไปตามเหตุการณ์ได้

 

เห็นว่าทางวงการ ERP Thai กำลังร่วมกันพยายามต่อยอด  digital technology นี้กันอยู่ด้วย?

ทางวงการ ERP Thai เลยร่วมกันพยายามต่อยอด ว่าจะเป็นการสะดวกอย่างมาก หากข้อมูลรายการสินค้าที่ผู้ขายส่งมาให้ผู้ซื้อนั้น สามารถถูกส่งต่อเข้าไปสู่ฐานข้อมูลของผู้ซื้อได้เลย หลังจากได้รับการตรวจสอบ verify ความสมบูรณ์ถูกต้องแล้ว  ไม่ต้องการบันทึกซ้ำ  ซึ่งสามารถเริ่มในกลุ่มที่เป็น Software  ตัวเดียวกัน  แล้วต่อไปก็จะเป็น Software  คนละค่ายคุยกัน  จริงๆ แล้ว Software  ของคนไทย เป็น Software  ที่ flexible อะลุ้มอล่วย เหมาะกันการทำงานของคนไทย  แต่ต่อไป ผู้ทำงานต้องพยายามเรียนรู้ปรับตัวให้ทันกับ technology ให้ได้ อย่าฝืนจะทำแบบเดิม  อย่ากลัวที่จะต้องเปลี่ยนแปลงทำงานกันให้ไวขึ้น

อยากให้เข้าใจ และเห็นใจผู้ผลิต Software  ทั้งเล็กและใหญ่ด้วยว่า  พวกเราเอง ก็ต้องปรับโครงสร้างโปรแกรม  ต้องทำงานเพิ่มมากอยู่  เพราะฉะนั้น หาก Software  ที่ออกมาใหม่ๆ อาจดูดี  ทันสมัย  แต่ก็อาจอ่อนด้วยในส่วนของรายละเอียดความสามารถลูกเล่นซึ่งมาพร้อมประสบการ การบริการลูกค้า  ทางราชการจึงให้เวลาปีหน้าทั้งปีในการปรับเตรียมตัวกัน  หากใครพร้อมก่อน จะเริ่มก่อน ลองผิดลองถูก ก็ไม่ได้ห้ามคะ

 

แน่นอนการปรับเปลี่ยนระบบ และเครื่องมือในการทำงาน ย่อมส่งผลดีมากมาย  ได้แก่อะไรบ้าง?

  1. ลดเวลาในการทำงานที่ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์อะไร นอกจากเป็นขั้นตอนที่ต้องทำเท่านั้น ลดเวลาในการเดินเรื่อง การจัดเก็บเอกสาร  คนทำงานเอกสารจะลดลงอีกมาก  ซึ่งแน่นอน เป็นการลดกระดาษ
  2. ระบบ logistic จะเร็วขึ้น out source ให้ส่งของ เอกสารสำคัญถูกจัดส่งแยกไปอย่างปลอดภัย
  3. ทำให้ลดสถานที่เก็บเอกสาร ต้นทุนการเช่าสถานที่  การว่าจ้างเรื่องนี้จะหายไป
  4. คนทำงานได้มากขึ้นในแต่ละวัน สบายขึ้น  มีเวลามากขึ้น มีโอกาสพัฒนาเติบโตได้  สามารถกลายเป็นผู้เชียวชาญในเรื่องที่ถนัด เพื่อเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มให้ตัวเองในองค์กร คนต้องทำหน้าที่ต่างๆเพิ่มมากขึ้น เบ็ดเสร็จขึ้น  ทำงานจากนอกสถานที่ได้ง่าย  เดินทางกันน้อยลง
  5. กำไรมากขึ้น การลงทุนจะเป็นแบบ ค่าใช้จ่ายรายเดือนมากกว่าการซื้อสินทรัพย์ในสำนักงาน

 

คนที่อายุเกิน 50 ปี หากรีบปรับตัว จะได้เปรียบเด็กรุ่นใหม่  เพราะ technology เป็นสิ่งที่คนทั้งโลกเรียนได้ จากทุกที่ ทุกเวลา อยู่ที่ว่าเราจะสู้ไหม  อย่างไรเราก็หนี้ไม่พ้น  ไปตามน้ำเถอะ  enjoy มันวันละก้าว ประกอบกับความรู้ ความละเอียด ประสบการมากมายของเรา จะทำให้เราได้ก้าวไปในเวทีที่สูงขึ้น  สามารถทำรายได้จากการเปลี่ยนแปลงนี้ได้

 

โดย คุณเจนจิรา  ประยูรรัตน์ 

ออกอากาศวันที่  29/11/2016 ในรายการ Software Sharing ทางวิทยุคลื่นความคิด 96.5 FM

Copyright by Double Pine Co., Ltd.

Related Post
X
X