อย่าพยายามใช้ Excel เพราะมันไม่ยั่งยืน เริ่มต้นด้วยการหาระบบที่ใช่ แล้วค่อยๆเติมเต็มมันด้วยข้อมูลจะดีที่สุด

ครั้งที่แล้ว เราคุยกันไปเกี่ยวกับประเภทของซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจเล็ก กลาง ใหญ่ใช้กัน และเราก็ได้แนะนำไปแล้ว

ว่าถึงแม้ว่าคุณจะเป็นเพียงธุรกิจเล็กๆ แล้วกำลังจะมองหาเครื่องมืออะไรซักอย่าง ก็อยากแนะนำว่าอย่าพยายาม

ใช้ Excel เพราะมันไม่ยั่งยืน เริ่มต้นด้วยการหาระบบที่ใช่ แล้วค่อยๆเติมเต็มมันด้วยข้อมูลจะดีที่สุด

ทีนี้หลายๆ คนอาจจะถามว่า แล้วควรจะทำยังไง ถ้าตอนนี้ใช้ excel อยู่แล้ว ก็ใช้งานได้ดีในระดับหนึ่ง รู้ว่ามัน

อาจจะทำอะไรได้ไม่ทุกอย่าง แต่เมื่อไหร่ถึงจะรู้ว่าควรจะเปลี่ยนจาก excel ไปเป็นอย่างอื่นได้แล้ว เราก็จะมาแชร์

ให้ฟังว่าอะไรบ้างอาจจะเป็นสัญญาณว่าคุณน่าจะเริ่มมองหาซอฟต์แวร์ และค่อยๆ ทำใจปล่อยมือจาก excel

  1. คุณมีข้อมูลมากกว่า 100,000 บรรทัด (row)

Excel 2003 จัดการข้อมูลได้มากถึงประมาณ 65,000 rows และ Excel 2007 เป็นต้นไป สามารถ

รองรับข้อมูลได้มากเป็นล้านเลยทีเดียวในทฤษฎี แต่ฮาร์ดแวร์ก็ต้องขั้นเทพกันเลยทีเดียวถ้าอยากจะ process

เร็วพอ อยากจะแนะนำให้เริ่มมองหาซอฟต์แวร์กันได้แล้วหากข้อมูลเริ่มโตเกิน 100,000 บรรทัด มันอาจฟังดู

เยอะ แต่คิดดู สมมติเรามีพนักงาน 5 คน แต่ละคนเพิ่มข้อมูลประมาณ 50 บรรทัดต่อวัน ทำงานกัน 250 วันต่อปี

ทำงาน 2 ปี ก็ปาไป 125,000 บรรทัดได้ง่ายๆ เพราะฉะนั้นถ้ามีพนักงานมากกว่า 5 คนก็คิดได้เลยว่า แค่

กิจกรรมธรรมดาๆต่อวัน Excel ก็ไม่น่าพอยาไส้

  1. คุณต้องวิเคราะห์ข้อมูลมากกว่า 2 ประเภทข้อมูล

หากคุณต้องการจะวิเคราะห์ทั้ง ข้อมูลรายได้ ยอดสั่งของ ลูกค้า สินค้า กลุ่มสินค้า วันส่งของ และอื่นๆ

อีกมากมาย เวลาทำรายงานวิเคราะห์ขึ้นมา การเพิ่มข้อมูลต่อหนึ่งครั้งให้ครบทุกหัวข้อคอลัมน์จะทำให้ข้อมูลดู

มหาศาลขึ้นมา กว่าจะใส่ข้อมูลครบ เราก็อาจจะมัวแต่ไปแก้ตัวเลขที่ผิด แก้คำสะกดผิด แก้สูตรที่อาจจะยกเว้น

บางข้อ error บางข้อ แล้วก็จะหลุดลงไปในหลุมดำของข้อมูลและตัวเลขละลานตา นี่ก็เป็นสัญญาณแล้วว่าเรา

กำลังใช้บางเกินไปในการแก้ excel แทนที่จะไปรันธุรกิจของตัวเองหรือเปล่า?

  1. คุณใช้สูตร Vlookup และ Sumif เยอะมาก

Excel มีสูตรให้เยอะมากถึง 329 ฟังก์ชั่นใน Excel 2003 และ 341 ฟังก์ชั่นใน Excel 2007 เราก็ต้อง

ใช้พวกสูตรเหล่านี้ ถ้าต้องการที่จะวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก เช่น

– Hlookup หรือ Vlookup เอาไว้ค้นหาอะไรสักอย่างในตารางอันกว้างใหญ่

– Sumif เมื่อต้องการสร้างสูตรเพื่อบวกค่าตัวเลขของบางช่องเท่านั้นในตาราง

– Getpivotdata เมื่อดึงข้อมูลสรุปจากตาราง pivot หากมีการสร้าง pivot data ไว้แล้ว

ถ้าไม่เข้าใจพวกสูตรอะไรแบบนี้เลยก็ไม่แปลกอะไร แต่มันก็แปลว่าข้อมูลของเรามีความซับซ้อนในระดับที่ใช้

สูตรง่ายๆธรรมดาไม่ได้แล้ว ตอนนี้ความต้องการในการใช้งานน่าจะมากกว่าที่ Excel มีให้ จริงอยู่ที่เราก็

สามารถมานั่งเรียนวิธีการใช้ Excel เพื่อวิเคราะห์โน่นนี่นั่น แต่ถ้าเกิดเราไม่ได้มีคนเยอะๆละ เราจะมาเสียเวลา

นั่งเรียนสูตร excel แทนที่จะไปหาเงินมั้ย? และความเป็นจริงก็คือคนทำงานก็ไม่ได้เก่ง Excel ไปทุกคน เกิด

เผลอลบสูตรบางสูตรในบาง cell ไปนี่ก็แย่ไปเลย

  1. ข้อมูลไม่คลีน

อาจจะจำคำนี้กันได้บ้าง คำว่าคลีน data ที่เคยพูดถึงไปก่อนหน้านี้หลายอาทิตย์ก่อน ถ้าเราทำข้อมูล

ของเราคนเดียว Excel นี้คือทุกอย่างแล้ว และเราก็ควบคุมทั้งปริมาณและคุณภาพของข้อมูลที่เราใส่เข้าไป ก็โอ

เคอยู่ แต่หากว่าเริ่มมีคนประมาณ 5-10 คนมาร่วมทำ data กันด้วยละ? ชีวิตจะไม่ง่ายอีกต่อไป ข้อมูลที่ผิด

พลาดก็จะจมหายไปเพราะตาลาย ไม่มีใคร spot มองเห็นได้ ละเลย error แบบนี้ไป เช่น cell ว่างลืมใส่ข้อมูล

ใส่เลข 0 แทนตัวเลข ใส่หน่วยผิด พิม 20% แทน 0.2% ตก 0 จุดทศนิยมผิด เป็นต้น

ทำไมต้องซีเรียส? เพราะว่าถ้ามีพวกนี้เยอะขึ้นเรื่อยๆ เราจะตรวจหมดได้ยังไง? แล้วเวลาเอามาทำ

รายงาน ผลที่ออกมาก็ผิดแน่นอน และคุณจะยอมเอาข้อมูลที่ไม่คลีนแบบนี้ไปตัดสินใจด้านธุรกิจหลายล้านของ

คุณได้ยังไง?? ถ้าคุณไม่ได้เป็นคนเดียวที่ใช้ Excel นี้ และยังสามารถที่จะควบคุมและตรวจสอบความถูกต้อง

ของข้อมูลทุกอย่างด้วยตัวเอง ก็ถึงเวลามองหาซอฟต์แวร์ที่จะทำหน้าที่หาจุดผิดพลาดอัตโนมัติให้คุณได้แล้ว

  1. มีการอัพเดท Excel มากกว่า 2 ครั้ง

ความจริงแล้ว Excel เป็นเครื่องมือที่เยี่ยมมากสำหรับการวิเคราะห์แบบใช้แล้วทิ้ง แบบเป็นเคสๆ ไป

เพราะมันทำให้เราเห็นภาพได้ทันทีที่ใส่ข้อมูลเสร็จ แต่…ถ้าเกิดเราเริ่มมีการกลับมานั่งอัพเดทชีททุกๆ อาทิตย์

แล้วล่ะก็ อาจจะต้องเจอปัญหาแบบนี้ เช่น

  • ต้องมีการ export ข้อมูลออกมาไว้อีกชีทนึง import กลับไปใหม่ ใส่สูตร เช็คสูตร ผูกใหม่ กดคำนวณใหม่
  • ตารางเริ่มยาวขึ้นเรื่อยๆ พวกตัว reference ในสูตรต้องมีการเพิ่มเข้าไป เสี่ยงต่อการลิงค์ผิด
  • มีชื่อใหม่ๆ เพิ่มขึ้นไปเรื่อยๆ เวลาทำตัว filter ต้องมานั่งเลือกกันใหม่ ติ๊กออกติ๊กเข้า

สุดท้าย ต้องมีวันหนึ่งที่เกิดปัญหาที่ผูกกันเป็นปม ทำให้ต้องใช้เวลาเป็นชั่วโมงๆ เพื่อหาว่า ฉันผูกสูตรผิดที่ cell

ไหน ที่แย่กว่านั้นคือไม่ spot ข้อผิดพลาดเลย และรายงานการวิเคราะห์ข้อมูลออกมาผิดพลาด ซึ่งก็ทำให้เรา

ตัดสินใจทางธุรกิจแบบผิดพลาดไป คิดสภาพเราลืมสั่งของเข้าสต็อก ทั้งๆ ที่สินค้าหมดแล้ว เพราะลืมอัพเดท

ข้อมูล มีของไม่พอขาย เสียลูกค้าเพราะเรื่องแบบนี้มันฟังดูไม่เข้าท่า สู้เรามีซอฟต์แวร์ที่จะทำเรื่องแบบนี้ให้

เราดีกว่ามั้ย เรามีหน้าที่แค่ใส่ข้อมูลบางช่องเข้าไป รายการก็ไปเรียกเอา ปล่อยให้มันทำหน้าที่อัพเดทแทนเราดี

กว่า

ถึงตรงนี้ คิดว่าหลายๆ คนก็คงได้ย้อนกลับไปดูพฤติกรรมการใช้ Excel ของตัวเองกันบ้างแล้ว อยากฝากไว้ว่า

ไม่มีช่วงเวลาอะไรที่เหมาะที่สุดในการซื้อซอฟต์แวร์หรอกคะ ต้องซื้อก็คือต้องซื้อ ต้องมีก็คือต้องมี เหมือนเวลาผู้

หญิงเราแต่งตัว เราก็ต้องมี basic items เช่น กางเกงยีนส์ขายาว เสื้อสีขาวล้วน รองเท้าส้นแบน เป็นต้น มีก็ใช้

ไม่มีก็ไม่ได้ใช้ ก็แค่นั้น มีซอฟต์แวร์ไว้ คนก็ใช้ ไม่มี คนก็ใช้ Excel สำหรับทุกท่านที่เป็นเจ้าของธุรกิจ มี

ซอฟต์แวร์ก็เหมือนซื้อกางเกงยีนส์ติดตู้เสื้อผ้า โดยเฉพาะธุรกิจที่กำลังโต คุณยิ่งต้องมี basic item สำหรับธุรกิจ

ขนาดของคุณ หรือถ้าเป็น SME ที่กำลังโตและไม่อยากเอาเงินไปเสี่ยงกับความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการ

ใช้ excel ก็น่าจะมองหาซอฟต์แวร์ ERP ดีๆ ที่จะดูแลหลังบ้าน และเงินทองของคุณกันได้แล้วคะ หากอยากได้

คำแนะนำเพิ่มเติม โทรหาคุยกับทีมที่ปรึกษา MAC-5 ของเราที่แก้ปัญหาสาหัสของลูกค้าหลากหลายประเภท

ธุรกิจมาแล้วได้เลยคะ 02-515-0600 นะคะ

 

โดย คุณจิดาภา  ประยูรรัตน์  

ออกอากาศวันที่  26/9/2016 ในรายการ Software Sharing ทางวิทยุคลื่นความคิด 96.5 FM

Copyright by Double Pine Co., Ltd.

 

Related Post
X
X