จะรู้ได้อย่างไรว่าซอฟต์แวร์ของคุณมีความสามารถในการคุมสต็อกที่แข็งแรง?

สินค้าคงคลังถือเป็นหัวใจหลักอย่างหนึ่งสำหรับธุรกิจซื้อมาขายไป และผลิต เพราะสินค้าหรือสต็อกคือต้นทุนที่ต้องการดูแลควบคุมสม่ำเสมอ หลายๆ ที่ประสบปัญหา Dead Stock ที่ทำให้เกิด Sunk Cost หรือต้นทุนจม เพราะไม่สามารถหาจำนวนสต็อกปัจจุบันที่แท้จริง และต้นทุนที่ถูกต้องได้ ทำให้สั่งของเข้ามาใหม่ ผลิตขึ้นมาเพิ่ม หรือลืมขายออกในเวลาที่เหมาะสม

เมื่อเกิดปัญหาดังนี้แล้ว หลายๆ บริษัทจึงเริ่มมองหาระบบซอฟต์แวร์เพื่อเข้ามาตรวจสอบ “ปริมาณและต้นทุน” ของสินค้าคงคลัง และสิ่งแรกที่ถูกนึกถึงคือโปรแกรมบัญชี หากแต่ไม่ใช่โปรแกรมบัญชีทุกตัวที่มีความสามารถในการบริหารจัดการและติดตามสถานะของสต็อก เพราะซอฟต์แวร์แต่ละแบรนด์ก็มีความเก่ง จุดแข็ง ที่แตกต่างกันออกไป

แล้วคุณจะทราบได้อย่างไรว่าซอฟต์แวร์ไหนมีความสามารถในการคุมสต็อกที่แข็งแรง?

1. ซอฟต์แวร์จะต้องสามารถรองรับสินค้าได้หลากหลายประเภท ไม่ใช่แค่สินค้าพื้นฐานที่มีหน่วยนับเป็นชิ้น เป็นอัน (หรือที่เราเรียกกันว่า Item) อย่างเดียวเท่านั้น จะต้องสามารถรองรับสินค้าประเภท บริการ สินค้าที่มีบาร์โค้ด เลข Serial สินค้าที่มาเป็น Lot สินค้ามีวันหมดอายุ(expiry date) และสินค้าที่มีหน่วยนับหลากหลาย เพราะหากไม่สามารถรับทั้งหมดได้แล้ว จะทำให้การนับจำนวน และหาต้นทุนผิดเพี้ยนจากความเป็นจริง

2. ซอฟต์แวร์ที่มีความยืดหยุ่นในเรื่องของหน่วยนับ หากเป็นโปรแกรมตัวเล็กๆ สำหรับธุรกิจเริ่มต้น สินค้า 1 ชนิดอาจจะไม่สามารถระบุหน่วยนับได้หลากหลาย ไม่อาจจะแปลงหน่วยนับไปมาได้อัตโนมัติ แต่นี่เป็นฟีเจอร์ที่ขาดไม่ได้ โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องจัดการกับสินค้าที่มีหน่วยนับต่างกันเมื่อซื้อกับขาย เช่น ธุรกิจเหล็ก ที่ซื้อเหล็ก “ม้วน” แล้วนำมาตัดขายเป็น “แผ่น” และ “กิโลกรัม” โดยที่เวลาขายต้องการให้เอกสารทางการขายต่างๆ แสดงจำนวนหน่วยนับทั้งแผ่นและกิโลกรัม หากไม่ได้เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำมาอย่างเข้าใจในความต้องการแล้ว จะทำให้ผู้ทำงานต้องแปลงตัวเลขเองด้วยมือ เสียเวลาทั้งๆ ที่ใช้ซอฟต์แวร์
3. ซอฟต์แวร์มีความสามารถในการคำนวณต้นทุน ได้หลากหลายวิธี ทั้ง Average และ FIFO โดยหากเลือกวิธีใดวิธีหนึ่งแล้ว ก็ควรจะใช้วิธีนั้นตลอดไป เพื่อต้นทุนที่แน่นอน ควรจะมีให้ระบุ “ต้นทุนมาตรฐาน” พร้อมๆ กับเก็บ “ต้นทุนจริง” ไปด้วย สุดท้ายหากนำมาเทียบกัน จะมองเห็นความแตกต่าง เป็นมุมมองที่ช่วยให้ผู้ผลิตประเมินต้นทุนมาตรฐานได้ถูกต้องขึ้นเรื่อยๆ

4. ซอฟต์แวร์ที่มีฐานข้อมูลสินค้าที่ยืดหยุ่นและค้นหาได้ง่าย แน่นอนว่าธุรกิจที่มีสินค้าเป็นหลักหมื่น หลักแสนจะต้องมีการจัดกลุ่ม จัดประเภท ที่แตกต่างกันออกไป ซอฟต์แวร์ที่จะใช้บริการสต็อก จะต้องมีพื้นที่ให้จัดหมวดของสินค้า เพื่อความง่ายต่อการ “ค้นหา” เมื่ออยากเห็นข้อมูลบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงกับกลุ่มหรือรหัสสินค้า (รหัสสินค้าคือโค้ดของสินค้าหนึ่งชิ้น) ควรจะสามารถ filter หรือกรองข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

MAC-5 เป็นที่รู้จักในหมู่ธุรกิจอุตสาหกรรมการผลิตอาหาร ยาและสารเคมี และเหล็ก ที่มีความต้องการในการบริหารสต็อกที่มั่นคงไว้ใจได้ สิ่งที่สำคัญที่สุดไม่ใช่เพียงแค่ฟีเจอร์ของซอฟต์แวร์ หากแต่คือทีมงานที่ต้องมีความเข้าใจในระบบงาน ความต้องการ และมาตรฐานของประเภทธุรกิจ ซึ่งจะสามารถนำพาผู้ใช้งานให้ได้รับระบบการทำงานที่เป็นระเบียบและมีความเชื่อมโยงได้ที่สุด

สำคัญเหนืออื่นใด MAC-5 หวังว่าทุกธุรกิจจะได้มีตัวเลขที่ชัดเจน ทั้ง ปริมาณคงเหลือ และต้นทุนของสินค้าตลอดเวลา

สินค้าคงคลังถือเป็นหัวใจหลักอย่างหนึ่งสำหรับธุรกิจซื้อมาขายไป และผลิต เพราะสินค้าหรือสต็อกคือต้นทุนที่ต้องการดูแลควบคุมสม่ำเสมอ หลายๆ ที่ประสบปัญหา Dead Stock ที่ทำให้เกิด Sunk Cost หรือต้นทุนจม เพราะไม่สามารถหาจำนวนสต็อกปัจจุบันที่แท้จริง และต้นทุนที่ถูกต้องได้ ทำให้สั่งของเข้ามาใหม่ ผลิตขึ้นมาเพิ่ม หรือลืมขายออกในเวลาที่เหมาะสม

เมื่อเกิดปัญหาดังนี้แล้ว หลายๆ บริษัทจึงเริ่มมองหาระบบซอฟต์แวร์เพื่อเข้ามาตรวจสอบ “ปริมาณและต้นทุน” ของสินค้าคงคลัง และสิ่งแรกที่ถูกนึกถึงคือโปรแกรมบัญชี หากแต่ไม่ใช่โปรแกรมบัญชีทุกตัวที่มีความสามารถในการบริหารจัดการและติดตามสถานะของสต็อก เพราะซอฟต์แวร์แต่ละแบรนด์ก็มีความเก่ง จุดแข็ง ที่แตกต่างกันออกไป

แล้วคุณจะทราบได้อย่างไรว่าซอฟต์แวร์ไหนมีความสามารถในการคุมสต็อกที่แข็งแรง?

1. ซอฟต์แวร์จะต้องสามารถรองรับสินค้าได้หลากหลายประเภท ไม่ใช่แค่สินค้าพื้นฐานที่มีหน่วยนับเป็นชิ้น เป็นอัน (หรือที่เราเรียกกันว่า Item) อย่างเดียวเท่านั้น จะต้องสามารถรองรับสินค้าประเภท บริการ สินค้าที่มีบาร์โค้ด เลข Serial สินค้าที่มาเป็น Lot สินค้ามีวันหมดอายุ(expiry date) และสินค้าที่มีหน่วยนับหลากหลาย เพราะหากไม่สามารถรับทั้งหมดได้แล้ว จะทำให้การนับจำนวน และหาต้นทุนผิดเพี้ยนจากความเป็นจริง

2. ซอฟต์แวร์ที่มีความยืดหยุ่นในเรื่องของหน่วยนับ หากเป็นโปรแกรมตัวเล็กๆ สำหรับธุรกิจเริ่มต้น สินค้า 1 ชนิดอาจจะไม่สามารถระบุหน่วยนับได้หลากหลาย ไม่อาจจะแปลงหน่วยนับไปมาได้อัตโนมัติ แต่นี่เป็นฟีเจอร์ที่ขาดไม่ได้ โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องจัดการกับสินค้าที่มีหน่วยนับต่างกันเมื่อซื้อกับขาย เช่น ธุรกิจเหล็ก ที่ซื้อเหล็ก “ม้วน” แล้วนำมาตัดขายเป็น “แผ่น” และ “กิโลกรัม” โดยที่เวลาขายต้องการให้เอกสารทางการขายต่างๆ แสดงจำนวนหน่วยนับทั้งแผ่นและกิโลกรัม หากไม่ได้เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำมาอย่างเข้าใจในความต้องการแล้ว จะทำให้ผู้ทำงานต้องแปลงตัวเลขเองด้วยมือ เสียเวลาทั้งๆ ที่ใช้ซอฟต์แวร์
3. ซอฟต์แวร์มีความสามารถในการคำนวณต้นทุน ได้หลากหลายวิธี ทั้ง Average และ FIFO โดยหากเลือกวิธีใดวิธีหนึ่งแล้ว ก็ควรจะใช้วิธีนั้นตลอดไป เพื่อต้นทุนที่แน่นอน ควรจะมีให้ระบุ “ต้นทุนมาตรฐาน” พร้อมๆ กับเก็บ “ต้นทุนจริง” ไปด้วย สุดท้ายหากนำมาเทียบกัน จะมองเห็นความแตกต่าง เป็นมุมมองที่ช่วยให้ผู้ผลิตประเมินต้นทุนมาตรฐานได้ถูกต้องขึ้นเรื่อยๆ

4. ซอฟต์แวร์ที่มีฐานข้อมูลสินค้าที่ยืดหยุ่นและค้นหาได้ง่าย แน่นอนว่าธุรกิจที่มีสินค้าเป็นหลักหมื่น หลักแสนจะต้องมีการจัดกลุ่ม จัดประเภท ที่แตกต่างกันออกไป ซอฟต์แวร์ที่จะใช้บริการสต็อก จะต้องมีพื้นที่ให้จัดหมวดของสินค้า เพื่อความง่ายต่อการ “ค้นหา” เมื่ออยากเห็นข้อมูลบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงกับกลุ่มหรือรหัสสินค้า (รหัสสินค้าคือโค้ดของสินค้าหนึ่งชิ้น) ควรจะสามารถ filter หรือกรองข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

MAC-5 เป็นที่รู้จักในหมู่ธุรกิจอุตสาหกรรมการผลิตอาหาร ยาและสารเคมี และเหล็ก ที่มีความต้องการในการบริหารสต็อกที่มั่นคงไว้ใจได้ สิ่งที่สำคัญที่สุดไม่ใช่เพียงแค่ฟีเจอร์ของซอฟต์แวร์ หากแต่คือทีมงานที่ต้องมีความเข้าใจในระบบงาน ความต้องการ และมาตรฐานของประเภทธุรกิจ ซึ่งจะสามารถนำพาผู้ใช้งานให้ได้รับระบบการทำงานที่เป็นระเบียบและมีความเชื่อมโยงได้ที่สุด

สำคัญเหนืออื่นใด MAC-5 หวังว่าทุกธุรกิจจะได้มีตัวเลขที่ชัดเจน ทั้ง ปริมาณคงเหลือ และต้นทุนของสินค้าตลอดเวลา

Related Post
X
X