การบริหารต้นทุนงาน และสภาพคล่อง สมัยนี้ธุรกิจทำยากขึ้น การที่กิจการจะอยู่รอดได้เราต้องเห็นข้อมูลรับ และจ่าย แบบมีนัยยะสำคัญด้วย ที่ไม่ใช่หน้างบกำไรขาดทุนทั่วไป

ครั้งที่แล้ว ได้กล่าวเกี่ยวกับเรื่อง ข้อมูลที่พบได้ในรายงานต่างๆ ที่บอกถึงเหตุของปัญหา “สภาพคล่องในระบบการเงิน” ที่ท่านสามรถเรียกวิเคราะห์ได้ทีละรายงาน แล้วเอาประเด็นสำคัญมาปรับปรุงระบบการทำงานได้ จากเนื้อหา ไม่ว่าจะดูที่ credit term เงินที่ต้องใช้ในการหมุนเวียนแต่ละเรื่อง อายุสินค้า คุณภาพลูกค้า และ order เหมือนเป็นความรู้ทางการวางระบบ ที่ consult เก่งๆ เขาทำกันใช่ไหม  มันเกี่ยวกับ software ไม่มากนิ !

ไม่ใช่เลย   กำลังชี้ให้ท่านผู้ฟังเห็นประโยชน์ของการใช้ Software ให้เต็มประสิทธิภาพ เพราะว่ามันสามารถช่วยให้ผู้บริหารเห็นที่มาของปัญหา  และสามารถเลือกที่จะจัดการกับปัญหาอย่างเด็ดขาดได้เอง จากการวิเคราะห์รายงานต่างๆ แล้วนำมาประติดประต่อเป็นเรื่องเดียวกันได้  เพราะข้อมูลสำคัญๆ เหล่านั้น ไม่ได้อยู่ใน 1 รายงาน  เพราะเรากำลังอยู่ในช่วง เนื้อหาเกี่ยวกับการ เลือกซื้อ Software ใหม่ หรือ เลือกที่จะปรับปรุงการใช้ Software เก่าให้เต็มประสิทธิภาพก่อน  เลยแนะนำว่า มีประเด็นอะไรบ้างที่ท่านควรให้ความสนใจจริงๆ   เนื่องจากทางบริษัท มีการวางระบบให้ลูกค้าก่อนเริ่มการใช้โปรแกรม  จึงได้นำประเด็นสำคัญๆมาแบ่งปันความรู้ให้ท่านผู้ฟัง นำไปปรับปรุงสาระในระบบงานท่านเองดูก่อน
อย่างไร ก็ตาม การจะมี content ประเด็นวิเคราะห์ที่ละเอียดได้  และสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการวิเคราะห์ออกมาได้นั้น  ตัว Software ที่ใช้อยู่ก็เป็นปัจจัยหลักส่วนหนึ่งด้วย ว่าจะอำนวยให้ทำได้หรือไม่  หากเป็น Software เล็กๆ ก็อาจไม่ได้ออกแบบมาให้สามารถจับประเด็นสำคัญๆ ได้ นอกจากการทำงานประจำวันพื้นๆ เท่านั้น  ซึ่งจะส่งผลให้เกิดปัญหาเรื่อง ความแม่นยำด้านต้นทุนสินค้า   จับขั้นตอนการประกอบ-การผลิต    หรือสาระอื่นที่ดิฉันจะได้แบ่งปันความรู้  จากการที่เราได้วางระบบให้กับลูกค้า เพื่อใช้ Software ของเราได้อย่างเต็มประสิทธิภาพของมัน ทั้งนี้ หากทำงานครบระบบและใส่ข้อมูลละเอียดอย่างเหมาะสม  ก็จะได้ประโยชน์จากรายงานเป็นอย่างมาก…

 

ถ้าเช่นนั้น ในวันนี้ คุณเจน จะนำประเด็นดีๆ อะไรมาแบ่งปัน   ?

เนื่องจากดิฉันได้ออกแบบโปรแกรม ERP ของตัวเองให้มีความลึก และเก็บรายละเอียดได้มาก จึงจะนำประเด็นที่ท่านทั้งหลายต้องเจอในการทำธุรกิจอยู่แล้ว มาแนะนำเพื่อให้ท่านนำกลับไปพัฒนา ตอบตัวเองเพิ่มเติมได้  เพราะส่วนนี้ก็เป็นประเด็นที่วางระบบให้ลูกค้าของตัวเองด้วย ได้แก่ การจับ  ต้นทุนกิจกรรม   เช่น กิจกรรมทางการตลาด เวลาเราออกบูธแต่ละครั้ง แนะนำให้กำหนดรหัสงานขึ้นมาจับไว้ ใส่รายละเอียดว่า เป็นการออกบูธที่ไหน  จากวันที่เท่าไร ถึงเท่าไร ชื่องาน และกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย หรือจะระบุยอดเงินงบประมาณไว้ด้วยก็ได้ พอมีค่าใช้จ่ายใดๆ ที่เกิดขึ้น ก็ Refer รหัสงานนี้ทุกครั้งในการบันทึกบัญชี สุดท้ายท่านจะได้เห็นว่า ค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้นแต่ละงานนั้น มากกว่าที่คิดไว้  มีค่าใช้จ่ายแฝงที่ท่านมักมองข้ามไปเยอะ

   ยกตัวอย่าง ค่าใช้จ่ายทางตรงในการทำกิจกรรมการตลาด  เช่น ค่าเช่าพื้นที่และ extra charge อื่นๆ เช่นไฟฟ้า โต๊ะเพิ่ม ค่าตกแต่งพื้นที่ ซึ่งเป็นสาระสำคัญ ค่าคนประจำงาน ค่า OT  เบี้ยเลี้ยงพิเศษ  ค่าเดินทางไป-กลับงานของพนักงานแต่ละคน หรือวัน  ค่าสินค้าตัวอย่างแจกในงาน   ของชำร่วย  รางวัลเล่นเกมส์  มูลค่าของหาย  ต้นทุนสินค้าที่ขายได้ในงาน ค่าเอกสารใช้แจก  หมดนามบัตรไปกี่กล่อง ค่าขนมดึงดูดลูกค้า  และอื่นๆ

อีกด้านที่เราต้องจับกิจกรรมนี้ด้วย คือยอดขาย  สินค้าขายดี  และเป้าที่ตั้งไว้
โดยต้องสร้างระบบง่ายๆขึ้นมา บันทึกด้วยว่า ขายดีวันไหน  เวลาไหน  สินค้าอะไร  บุคลิกลักษณะคนที่ซื้อ  ใช้ promotion อะไรในการขายบ้าง  และได้ผล หรือไม่  จะได้เลือกใช้ promotion ที่ได้รับการตอบรับที่ดีๆ และเพิ่มเทคนิคกระตุ้นเร้าความสนใจของลูกค้าเพิ่มขึ้นไปอีก  ต้องเดินสำรวจว่าคู่แข่งในงานเขาใช้ promotion อะไรกันบ้าง  หากไปยืนสังเกตด้วยได้ยิ่งดี ว่า Promotion หรือวิธีการขายแบบไหนที่มีคนสนใจซื้อ  แล้วนำกลับมาวิเคราะห์ร่วมกันในกลุ่มคนที่ไปขาย  เพื่อหาจุดพัฒนาต่อไป  อย่าลืมสังเกตบูธตัวเองด้วย ถึงพฤติกรรมคนขาย  พฤติกรรมดีเด่น  พฤติกรรมขับไล่ลูกค้า  โอกาสที่น่าจะปิดการขายได้ แต่ปิดกันไม่เป็น ซึ่งอาจเป็นคนนอกหรือคนในฝ่ายการตลาดก็ได้  เป็นต้น

พอเอาข้อมูลด้านค่าใช้จ่ายทั้งหมดมาดู ก็จะเห็นว่าแตกต่างจากที่ตั้งงบไว้เท่าไร กี่เปอร์เซ็นต์ ต่างกันที่เรื่องไหน คราวหน้าจะได้ใส่ใจได้มากขึ้น  และพอเอามาหักกับยอดขายสุทธิ จะได้กำไรขั้นต้น  เพราะเราควรต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมนี้อีกค่ะ

 

ค่าใช้จ่ายทางอ้อมคืออะไร  ?
คือ ค่าใช้จ่าย ที่เกิดขึ้นก่อนและหลังกิจกรรมนั้น   เช่น  การประชุมร่วมกันเพื่อวางแผนงานก่อนกิจกรรม  และประชุมสรุปผลหลังกิจกรรม ซึ่งหากมี form บันทึกว่าใครเข้าร่วมบ้าง ใช้เวลาไปกี่ ชม. ทุกครั้ง ไม่ว่า ประชุมย่อยๆ หรือใหญ่ ก็ตาม  แล้วส่งให้ทาง HR ดึงเอาค่าตัวรายคน รายนาทีออกมาใส่ มันก็จะเป็นก้อนต้นทุนที่ใหญ่ไม่ใช่น้อยเลย  ซึ่งเป็นจุดที่สามารถพัฒนาให้มีประสิทธิภาพเพิ่มได้อีกมาก
นี่ยังไม่รวม ค่าคนในฝ่ายอื่นที่ได้ใช้เวลาทำงานในการเตรียมของ จัดของ ขับรถ ดำเนินการ  ออกใบเสร็จ ใบกำกับตามไปให้ลูกค้าหลังงานอีกด้วย   ซึ่งเป็นไปได้ลำบากที่จะจับทุกเรื่อง  แต่เราก็สามารถ ปัน ค่าใช้จ่ายเป็นเปอร์เซ็นต์หรือยอดเงิน เข้าไปในงานนั้น เพื่อหา กำไรสุทธิที่ใกล้เคียงมากที่สุด

 

ประเด็นนี้ ก็จะตอบโจทย์การบริหารต้นทุนงาน  และสภาพคล่องด้วยเช่นกัน  สมัยนี้  ธุรกิจทำยากขึ้น  เพราะคู่แข่งหน้าใหม่มีมาก  คนก็แพง  หาก็ยาก  แถมประเด็นคุณภาพ ความทุ่มเทด้วย  ดังนั้น การที่กิจการจะอยู่รอดได้  เราต้องเห็นข้อมูล รับ และจ่าย แบบมีนัยยะสำคัญด้วย  ที่ไม่ใช่หน้างบกำไรขาดทุนทั่วไป ที่ผู้ประกอบการที่ไม่ใช่นักบัญชี นักการเงิน ดูไม่เข้าใจ  เลยละเลยเรื่องเหล่านี้ไป   เป็นเหตุให้ทำการค้าแบบขาดข้อมูลวิเคราะห์  หากมี Software ที่ช่วยเก็บข้อมูลต่างๆ ได้ง่าย เร็ว ก็จะช่วยให้ชีวิตการบริหารงานดีขึ้นเป็นอย่างมาก

 

 

โดย คุณเจนจิรา ประยูรรัตน์  

ออกอากาศวันที่  2/8/2016 ในรายการ Software Sharing ทางวิทยุคลื่นความคิด 96.5 FM

Copyright by Double Pine Co., Ltd.

Related Post
X
X